Business Case Management is een belangrijk onderdeel van elke succesvolle organisatie. Het stelt bedrijven in staat om strategische beslissingen te nemen op basis van concrete gegevens en analyses, zodat er een weloverwogen keuze kan worden gemaakt over welke projecten moeten worden gestart en welke moeten worden stopgezet. Maar hoe integreer je Business Case Management in het grotere projectportfolio?
Het begint allemaal met het selecteren van de juiste projecten voor het portfolio. Niet alle projecten zijn namelijk de moeite waard om te investeren in een volledige Business Case-analyse. Een eerste stap is het uitvoeren van een screening om te bepalen welke projecten het potentieel hebben om succesvol te zijn. Dit kan worden gedaan door de projecten te toetsen aan de strategische doelstellingen van de organisatie, de verwachte kosten en opbrengsten, de potentiële risico’s en de capaciteit om de projecten te realiseren.
Wanneer de potentiële projecten zijn geïdentificeerd, kan er worden begonnen met het maken van Business Cases. Dit omvat het bepalen van de toegevoegde waarde, de financiële impact en de risico’s van elk project. Het is belangrijk om te zorgen dat de Business Cases consistent en uniform zijn, zodat de besluitvorming op basis van de Business Cases efficiënt kan worden gedaan.
Eenmaal de Business Cases zijn gemaakt, moeten ze worden geïntegreerd in het projectportfolio. Dit kan worden gedaan door de Business Cases te integreren in de projectportfolio planning en door de voortgang van de projecten bij te houden. Een regelmatige evaluatie van de voortgang van de projecten ten opzichte van de Business Cases is nodig om te bepalen of er afwijkingen zijn en of de projecten nog steeds de verwachte toegevoegde waarde en financiële impact hebben.
Ten slotte moet de projectportfolio worden bijgesteld wanneer er nieuwe informatie beschikbaar komt. Dit kan gebeuren wanneer nieuwe projecten worden geïdentificeerd of wanneer er wijzigingen zijn in de marktomstandigheden of strategische doelstellingen. Het is belangrijk om de projectportfolio flexibel te houden en aan te passen aan de veranderende omstandigheden.
Door Business Case Management te integreren in het grotere projectportfolio, kunnen organisaties weloverwogen beslissingen nemen over welke projecten de grootste toegevoegde waarde hebben. Het zorgt ervoor dat organisaties hun middelen optimaal benutten en de verwachte resultaten behalen. Het is daarom van cruciaal belang voor elke organisatie om Business Case Management te omarmen en in te bedden in hun projectportfolio processen.